Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

Sous la responsabilité du Responsable de service, le Secrétaire administratif fait partie de l'équipe de protection de l'enfance. Sur le plan organisationnel, il est sous la responsabilité de la Cadre administrative. Il travaille en binôme avec une autre Secrétaire administrative d'équipe de Toulouse.

- Réception des appels téléphoniques, traitement des demandes des usagers, transmission de toutes informations aux personnes concernées de l'établissement,
- Gestions des appels aux familles ou aux partenaires (TPE, MDS, .) pour suppléer les travailleurs sociaux dans la gestion des rendez-vous,
- Diffusion de toutes informations techniques sur tous supports aux membres de l'équipe,
- Constitution et suivi des dossiers des usagers de l'ouverture à l'archivage : support papier et saisie logiciels SILAO et UNI-T,
- Traitement des courriers (arrivée/départ), mails,
- Frappe des rapports, notes, courriers,
- Suivi du planning d'équipe et des réunions,
- Mise à jour et suivi de tous les tableaux de bord sur les logiciels SILAO et UNI-T : quotas, échéances de suivi, planning congés, permanences, véhicules de service, audiences, .
- Préparation de l'ordre du jour des réunions hebdomadaires en lien avec le Responsable de service, participation à ces réunions et rédaction du compte rendu,
- Dans le cadre du remplacement du binôme : gestion administrative des dossiers,
- Contribution aux instances de travail institutionnel : évaluation interne, externe, réunions projets,
- Contribution aux réunions du dispositif institutionnel : réunion générale, réunions de service administratif, analyse de la pratique.

Baccalauréat secrétariat minimum
BTS SP3S ou équivalent souhaité